Persónuverndarstefna Skipakosts

Skipakostur ehf. hefur einsett sér að tryggja áreiðanleika, trúnað og öryggi persónuupplýsinga sem félagið safnar um þig. Persónuverndarstefnu þessari er ætlað að upplýsa þig um hvaða persónuupplýsingum félagið safnar og með hvaða hætti félagið nýtir slíkar persónuupplýsingar.

Persónuverndarstefna þessi nær til persónuupplýsinga er varða viðskiptavini félagsins. Í persónuverndarstefnu þessari er jafnframt vísað til viðskiptavina sem „þín“ og félagsins sem „okkar“.

1. Tilgangur og lagaskylda
Félagið leitast við að uppfylla í hvívetna persónuverndarlöggjöf og er persónuverndarstefna þessi byggð á lögum nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga („persónuverndarlög“), með síðari breytingum.

2. Hvað eru persónuupplýsingar?
Persónuupplýsingar í skilningi stefnu þessarar eru hvers kyns upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling, þ.e. upplýsingar sem hægt er að rekja beint eða óbeint til ákveðins einstaklings. Gögn sem eru ópersónugreinanleg eða nafnlaus teljast ekki persónuupplýsingar.

3. Persónuupplýsingar sem félagið safnar og vinnur
Við kunnum að safna persónuupplýsingum um þig í tengslum við samskipti okkar og eftir atvikum samstarf. Ólíkum persónuupplýsingum kann að vera safnað um ólíka aðila og kann vinnsla og söfnun á persónuupplýsingum að fara eftir eðli sambands þíns við félagið.

Viðskiptavinir okkar geta bæði verið einstaklingar og lögaðilar.

Forsvarsmenn viðskiptavina: Í þeim tilvikum er viðskiptavinir okkar eru lögaðilar kunnum við að safna eftirfarandi upplýsingum um forsvarsmenn þeirra:

- Samskiptaupplýsingar, svo sem nafn, símanúmer og tölvupóstfang.
- Samskiptasögu

Viðskiptavinir: Við kunnum að safna eftirfarandi upplýsingum um viðskiptavini okkar sem eru einstaklingar:
- Samskiptaupplýsingar, svo sem nafn, kennitala, heimilisfang, símanúmer og tölvupóstfang
- Samskipta- og viðskiptasögu
- Afhendingastað
- Greiðsluupplýsingar

Auk framangreindra upplýsinga, kann félagið einnig að safna og vinna aðrar upplýsingar sem þú lætur félaginu í té sem og upplýsingar sem eru félaginu nauðsynlegar vegna starfsemi þess.

Að meginstefnu til aflar félagið persónuupplýsinga beint frá þér. Í þeim tilvikum þar sem persónuupplýsinga er aflað frá þriðja aðila mun félagið leitast við að upplýsa þig um slíkt.

4. Hvers vegna söfnum við og vinnum persónuupplýsingar og á hvaða grundvelli?
Þær persónuupplýsingar sem við vinnum um þig eru fyrst og fremst unnar á grundvelli samnings félagsins við þig, eða þess sem þú starfar fyrir. Það á t.a.m. við um greiðsluupplýsingar, samskiptaupplýsingar þínar þannig að okkur sé kleyft að hafa samband við þig og getum komið reikningum áfram á rétta staði auk upplýsingar um þann flutning sem þú óskar eftir að við sjáum um fyrir þig, þ. á m. upplýsingar um afhendingastað.

Veitir þú félaginu ekki nauðsynlegar upplýsingar getur það leitt til þess að félagið getur ekki gert samning við þig eða þann lögaðila sem þú kemur fram fyrir um þá þjónustu sem óskað er eftir og/eða að félaginu sé ómögulegt að uppfylla skyldur sínar á grundvelli samnings.

Þá kann að koma til þess að persónuupplýsingar um þig séu unnar á grundvelli lögmætra hagsmuna okkar, s.s. samskipta- og viðskiptasaga sem og upplýsingar um áhugasvið sem við kunnum að nýta til þess að efla viðskiptatengsl við þig. Þá kunnum við að vinna með upplýsingar um tölvupóstfang þitt í þeim tilgangi að senda þjónustukannanir og eftir atvikum markpóst.

Í þeim tilvikum þar sem söfnun og vinnsla persónuupplýsinga byggir á samþykki þínu, er þér ávallt heimilt að afturkalla slíkt samþykki. Öll samskipti í tengslum við slíka afturköllun eða breytingu á innihaldi samþykkis skal beina í gegnum netfangið privacy@tvg.is.

Félagið skuldbindur sig til þess að öll vinnsla á persónuupplýsingum sé lögleg, sanngjörn og gagnsæ. Upplýsingum verði aðeins safnað í tilteknum, sérstökum og lögmætum tilgangi og að söfnun og vinnsla gangi ekki lengra en þörf krefur miðað við tilgang vinnslunnar. Vinnsla skal í öllum tilvikum vera nægileg, viðeigandi og takmörkuð við það sem nauðsynlegt er miðað við tilgang vinnslunnar.

5. Miðlun til þriðju aðila
Félagið kann að miðla persónuupplýsingum um þig til verktaka, og annarra þriðju aðila vegna vinnu þeirra fyrir félagið. Þannig gæti persónuupplýsingum t.a.m. verið miðlað til utanaðkomandi aðila sem veita okkur upplýsingatækniþjónustu.

Þriðju aðilar sem veita okkur þjónustu samkvæmt framansögðu gætu verið staðsettir utan Íslands. Félagið mun ekki miðla persónuupplýsingum utan Evrópska efnahagssvæðisins nema slíkt sé heimilt á grundvelli viðeigandi persónuverndarlöggjafar. Félagið mun leitast við að upplýsa þig um flutning persónuupplýsinga til landa utan Evrópska efnahagssvæðisins.

Að lokum gætu persónuupplýsingar um þig verið afhentar að því marki sem heimilað er eða krafist er á grundvelli viðeigandi laga eða reglna, t.d. til tollayfirvalda, eða til að bregðast við löglegum aðgerðum eins og húsleitum, stefnum eða dómsúrskurði. Afhending getur einnig verið nauðsynleg í neyðarástandi eða til að tryggja öryggi starfsmanna félagsins eða þriðja aðila.

6. Hvernig er öryggi persónuupplýsinga tryggt?
Félagið leitast við að grípa til viðeigandi tæknilegra og skipulegra ráðstafana til að vernda persónuupplýsingar, með sérstöku tilliti til eðlis þeirra. Dæmi um slíkar öryggisráðstafanir eru aðgangsstýringar að kerfum þar sem upplýsingar um þig eru vistaðar. Þessum ráðstöfunum er ætlað að vernda persónuupplýsingar gegn því að þær glatist eða breytist fyrir slysni og gegn óleyfilegum aðgangi, afritun, notkun eða miðlun þeirra.

7. Varðveisla á persónuupplýsingum
Félagið mun leitast við að varðveita aðeins persónuupplýsingar um þig eins lengi og þörf krefur miðað við tilgang vinnslunnar, nema annað sé heimilt eða skylt samkvæmt lögum.

8. Réttindi þín hvað varðar þær persónuupplýsingar sem félagið vinnur
Þú átt rétt á að fá aðgang og í ákveðnum tilvikum afrit af þeim persónuupplýsingum sem við vinnum um þig sem og upplýsingar um vinnsluna.

Við ákveðnar aðstæður kannt þú jafnframt að hafa heimild til að óska eftir því að persónuupplýsingum um þig verði eytt eða að vinnsla þeirra verði takmörkuð. Þá átt þú rétt á að fá persónuupplýsingar þínar leiðréttar, séu þær rangar eða óáreiðanlegar. Því er mikilvægt að þú tilkynnir okkur um allar breytingar sem kunna að verða á persónuupplýsingum þeim sem þú hefur látið okkur í té, á þeim tíma sem við á.

Auk þess kann að vera að þú eigir rétt á afriti af þeim upplýsingum sem þú hefur afhent okkur á tölvutæku formi, eða að við sendum þær beint til þriðja aðila.

Þegar við vinnum persónuupplýsingar þínar á grundvelli lögmætra hagsmuna okkar getur þú andmælt þeirri vinnslu.

Framangreind réttindi þín eru þó ekki fortakslaus. Þannig kunna lög eða reglugerðir að heimila eða skylda félagið til að hafna beiðni þinni um að nýta þér umrædd réttindi. Réttur þinn til að andmæla vinnslu persónuupplýsinga þinna vegna beinnar markaðssetningar er þó fortakslaus.

9. Fyrirspurnir og kvörtun til Persónuverndar
Ef þú vilt nýta þér þau réttindi sem lýst er í 8. gr. í stefnu þessari, eða ef þú hefur einhverjar spurningar vegna persónuverndarstefnu þessarar eða það hvernig við vinnum með persónuupplýsingar þínar, vinsamlegast hafðu samband við okkur í gegnum netfangið privacy@tvg.is og við munum leitast við að svara fyrirspurnum og leiðbeina þér um réttindi þín samkvæmt persónuverndarstefnu þessari.

Ef að þú ert ósátt/ur við vinnslu félagsins á persónuupplýsingum getur þú sent erindi til Persónuverndar (www.personuvernd.is).

10. Samskipti við félagið
Hjá félaginu sér persónuverndarteymi um að hafa umsjón með eftirfylgni þessarar persónuverndarstefnu. Hér fyrir neðan má finna samskiptaupplýsingar teymisins:

Persónuverndarteymi félagsins: privacy@tvg.is

Samskiptaupplýsingar félagsins:
Skipakostur ehf.
Klettagörðum 3
104 Reykjavík

11. Endurskoðun
Félagið getur frá einum tíma til annars breytt persónuverndarstefnu þessari í samræmi við breytingar á viðeigandi lögum eða reglugerðum eða vegna breytinga á því hvernig félagið vinnur með persónuupplýsingar. Verði gerðar breytingar á persónuverndarstefnu þessari verður uppfærð útgáfa birt á vefsíðu félagsins.

Allar breytingar sem kunna að verða gerðar á stefnunni taka gildi eftir að uppfærð útgáfa hefur verið birt.

Þessi persónuverndarstefna var sett þann 13.júlí 2018.